GTD System For iPhone 之：乐顺备忘录

everhover — Sat, 05 Mar 2011 11:06:53 +0800

GTD即Get Things Done，是由美国作家David Allen提出的一套个人事务管理方法，也是其同名畅销书——《Get Things Done》。这种方法，追求的是心如止水，一时一事的生活状态。国内已经有很多高人在介绍GTD了，如GTD Life，褪墨等，并且有了非常多的实践者。但我还是大概介绍一下，一方面自己复习，另一方面也有助于大家了解这几款基于iPhone的GTD软件的设计思路和优缺点（高手可跳过）。

上图来自OPTlife，非常漂亮和完整，基本上将GTD从概念到流程的每个部分都体现出来了。不过对于很多初学者而言，看到这个不免有些望而却步，其实GTD的步骤也可以简单的归纳为以下几步：

收集

将生活和工作中遇到的每一个需要处理的事务都收集到一个概念上的容器（Inbox）中，可以使笔记本、电脑、手机或其他一切你感觉顺手的地方。如果这件事情是2分钟内可以完成的，那么就立即处理掉；

整理

每隔一定的周期，就将容器中的事务进行整理归类，如会议放入日程表，需要处理的事情按照时间顺序放入待办事项列表，资料放入资料夹，无关紧要的事情就直接删除；或是哪些事情是在办公室处理，哪些事情是需要打电话，哪些事情是利用零散的等待时间可以完成等的呢个；

组织

在容器中，往往有些事务是比较庞大的，例如建设一个电子商务网站，这种事务称之为项目，这不是一个可以立刻执行，并在一个较短周期内（通常是一天）获得结果的事情。所以需要对其进行分解，变成一个一个可以执行的任务；

执行

也就是按照我们的归类将事情一件一件的处理掉，从待办事项列表中一件一件删除，这是一个很爽的过程；

回顾

分析和总结自己在事务处理过程中的得失，总结经验教训。

我个人觉得，有两个点理解和执行起来可能比较难。

什么是项目？什么是任务？

这个只能说说我的个人理解，不对的地方还请高手指教。我觉得项目就是我们需要完成的一件事情，在容器中，其与任务是一样的。但一个项目必须由两个或两个以上的任务自行完成后才能完成，是一种包含关系。那么，如何判断一个事务究竟是项目还是任务呢？我们可以参考一下目标制定中的SMART原则，即Specific（明确性）、Measurable（可衡量性）、Attainable（可达成性）、Relevant（相关性）和Time-bound（时限性）。也就是说，一个任务（项目中的任务），首先需要是与项目相关的，其次是明确知道做什么事情，第三需要有明确的时间限制，第四是能够判断任务是否完成、完成情况如何，最后就是要靠谱，不能上九天揽月，下五洋捉鳖。

为什么需要按照位置或环境来分配任务？

前面说到，GTD讲究的是一种心如止水、一时一事的状态。因此，将同类的任务，或需要同样资源的任务放在一个体系内，可以避免重复切换环境带来的打扰和浪费。比如，今天有6个是任务是与电话相关的，甚至说就是打电话，那么就集中在某个时段一起处理掉。又比如，OutLook就不需要时时刻刻都开着，需要回复的邮件，每天设定两三个时点同时处理。当然，每个人的情况不同，这其中的方法未必适合每个人。

GTD与其说是一套方法，莫如说是一套系统。人有人的优势，但说起做事情稳健靠谱，系统要比才华和勇气来得重要，也才能真正的持之以恒。

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好了，前面介绍了GTD，其中提到的收集、整理和组织的过程中，我们都需要一个容器，或者说是一个载体。对于真正理解GTD的高手来说，什么样的容器其实并不重要，也许纸笔就是最好的GTD系统。但我还不是高手，还没到高手的境界，因此我一直都在寻找一个适合自己的容易。因为我们的工作离不开电脑，而也有一些外勤，所以我很想找到一个可以将电脑和手机无缝链接起来，收集容易，组织整理方便的GTD工具。iPhone4到手后，开始普遍尝试各类GTD软件，有一点点新的体会，希望对大家有帮助。

在这里，我会对目前APP Store中比较热门的几个GTD产品进行一个粗略的对比和介绍，参赛选手分别有：乐顺备忘录（Awesome Note）、OmniFocus、Things、Wunderlist以及能和EverNote比较好配合的Egretlist。

首先登场的是在APP Store（大陆地区）效率类排行中排名第二，仅次于CamScanner，可能是APP Store中国内用户最喜欢的GTD产品。乐顺是我在iPhone上用的第一个GTD产品，第一次用的时候非常兴奋，觉得UI做得非常漂亮，交互性也不错。乐顺的UI与其他GTD系统都不太相同。它借鉴了传统的文件夹形式，支持自定义文件夹ICON和颜色，搭配起来相当赞。

使用乐顺做收集相对也比较容易，直接点击主界面右上角的“+”号即可进入“附注”编辑的界面，默认储存就是“收件箱”。

输入内容后，附件就进入收件箱，并在主屏幕右上角标识出了目前收件箱中的“附注（事件）”数量。收集完成后，就可以根据自己的需要在合适的时间进行整理和组织了。例如，附注页面对相关项目进行设置。

附注录入完成后，就可以在相应的文件夹中看到，乐顺和根据时间对任务进行排序，并在你设定的时间进行提醒。同时，当日要完成的工作可以在右上角的“今日”框中看到数量。

同时，乐顺还有非常好的日历系统，可以根据不同文件夹的颜色在日历上区分不同的任务。

虽然乐顺有着非常出色的UI和比较顺畅的收集过程，但在整理和组织过程中却出现了比较大的问题——没有项目，也没有Tag和场景。在收集过程中，我记录了一条“写GTD System For iPhone第一篇”的附注，但这条附注并不是一个可以执行的任务，它是一个由一系列任务组成的项目。但是，乐顺没有项目的缺点却让我没办法很好的组织和整理相关任务。当然，你也可以单独为项目新建一个文件夹，然后将任务分解在其中。但是，如果每个项目都新建一个文件夹，那么不但繁琐，而且还会形成长长的列表，让操作变得非常复杂。这也是我放弃乐顺的一个重要原因。

另一方面就是同步，原本最打动我的是乐顺可以与EverNote进行同步，这样就解决了目前大部分iOS平台上的GTD系统都不能与PC端很好同步的问题。但是实践的效果却让我非常失望，乐顺根据每个文件夹在EverNote中都建了一个笔记本，每条附注都是一条笔记，而且没有任何时间关联性。也许是我还没琢磨透，但如此粗糙的同步实在无法满足我通过EverNote与乐顺很好配合的目的，毕竟不是一家公司的产品嘛。

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GTD System For iPhone 之：乐顺备忘录

收集

整理

组织

执行

回顾

什么是项目？什么是任务？

为什么需要按照位置或环境来分配任务？

GTD与其说是一套方法，莫如说是一套系统。人有人的优势，但说起做事情稳健靠谱，系统要比才华和勇气来得重要，也才能真正的持之以恒。

结论